Større fokus på intern kommunikasjon i fremtiden!

Hvorfor organisasjoner bør legge større vekt på intern kommunikasjon

Jeg er glad og beæret for invitasjonen til å gjesteblogge på en lederblogg som jeg selv følger aktivt, og jeg vil gjerne takke Christoffer for tilliten. Naturlig nok ønsker jeg å benytte anledningen til å dele mine tanker rundt et tema som jeg brenner for, nemlig kommunikasjon i organisasjoner, også omtalt som intern kommunikasjon. De fleste er enige i at intern kommunikasjon er viktig, men likevel bruker organisasjoner ofte lite ressurser på dette sammenlignet med for eksempel ekstern kommunikasjon og markedsføring. Jeg mener god intern kommunikasjon i stadig større grad vil være nøkkelen til bedrifters fremgang og omdømme, i det vi er på vei inn i en mer transparent og sosial verden, og jeg vil forsøke å begrunne hvorfor i dette innlegget.

Transparente og relasjonsskapende organisasjoner

Fra å være passive mottakere av kommunikasjon, har sosiale medier og digital teknologi endret hele vårt kommunikasjonsmønster. I dag er vi aktive og deltakende tilhørere som selv velger kanal og vi kan i stor grad gi tilbakemeldinger. Dette påvirker ikke bare samfunnet, men også bedrifter og organisasjoner som må tilpasse seg en ny og mer sosial verden. Som et resultat av dette er bedriftene i ferd med å bevege seg mer og mer bort fra tradisjonell og monolog markedsføring til fordel for relasjonsmarkedsføring, fra reaktiv til proaktiv kundeservice, og det handler mer og mer om fortjent omtale, istedenfor betalt omtale. Ny teknologi og digitalisering åpner stadig flere møteplasser for kommunikasjon og dialog, noe som medfører større krav til informasjon, til åpenhet og raskere responstid. Det blir derfor også vanskeligere for bedriftene å kontrollere og sile ut hvilken informasjon som skal deles med omverdenen. Samtidig har kravet til gjennomsiktighet og sosial profil har aldri vært viktigere. Vi heier frem bedrifter og entreprenører som makter å kombinere forretningsverdenen med å løse problemer knyttet til sosiale og samfunnsmessige forhold, og de fleste store og mellomstore bedrifter har et såkalt ”Corporate Social Responsibility”-engasjement.

“A brand is no longer what we tell the consumer it is. It´s what consumers tell each other it is!” – Click to Tweet

Omstilling og speed

Digitalisering, internasjonalisering, økende konkurranse og stadig større forventninger til produkter og tjenester medfører at organisasjoner ikke kan være statiske, men må hele tiden omstille seg for å henge med i den teknologiske og samfunnsmessige utviklingen. Noen bedrifter opplever å være i en mer eller mindre konstant transformasjonsprosess. Dette er krevende arbeid. Medarbeidernes opplevelse av usikkerhet i forhold til omstillingsprosesser er en avgjørende faktor for suksess. Det viktigste verktøyet i en god omstillingsprosess, er godt kommunikasjonsarbeid gjennom aktiv involvering av medarbeiderne. All forskningen som jeg har tatt del i knyttet til endringsprosesser, viser at det å la medarbeiderne medvirke i utformingen av endringer på egen arbeidsplass gir økt motivasjon, ikke bare for selve endringsprosessen, men også i den daglig arbeidssituasjonen.

“Omstilling handler om mennesker og aktiv involvering.” – Click to Tweet

Kunnskap og utvikling

Derfor bør organisasjonen selv når de ikke er i en definert omstillingsprosess, ha fokus på effektiv intern kommunikasjon gjennom dialog og aktiv involvering av medarbeiderne. Involvering handler nemlig også om å utnytte medarbeidernes kunnskaper og ideer. Professor Adrian Furnham er en av verdens fremste akademikere. Før sommeren holdt han foredraget ”The Work Place of the Future: Work in 2020″ for næringslivstopper og andre inviterte på Handelshøyskolen BI. Her uttalte han blant annet at en av dagens megatrender er at vi har gått fra et kunnskapssamfunn til et intelligenssamfunn. I det ligger det at kunnskapen finnes tilgjengelig for alle, og det er hva vi gjør med kunnskapen som skaper verdier.

Medarbeidere skaper organisasjonene

Det vil derfor være dumt om organisasjoner ikke tar med seg tilbakemeldinger, innspill og ideer fra hele organisasjonen gjennom dialog og medvirkning, og kun tenker intern kommunikasjon gjennom den tradisjonelle ovenfra-og-ned-modellen slik mange organisasjoner dessverre fortsatt gjør. Trendene viser at organisasjonene blir flatere og mer prosjektorientert. Dagens medarbeidere vil ha mindre kontroll og tilsyn, og mer team-jobbing. De stiller krav til en mer autentisk jobb med arbeidsoppgaver som gir mening og betyr noe. Jeg tror det blir enda viktigere for bedriftene å tiltrekke seg de beste og mest engasjerte medarbeiderne. Da må man også tilby dyktige medarbeidere et arbeidsmiljø hvor de føler seg verdsatt og involvert.

“De organisasjonene som virkelig kommer til å lykkes i fremtiden, vil være organisasjoner som oppdager hvordan de kan utnytte folks engasjement og evne til å lære på alle nivåer i en organisasjon.” (Senge, 2006)

Sosiale medier

I mye større grad enn før, er det viktig å få med seg tilbakemeldinger fra kunder, for å kunne følge med på den teknologiske utviklingen og få nye ideer som kan gi skape bedre produkter og opplevelser for stadig mer krevende kunder. Sosiale medier er en fantastisk kanal for dialog med kunder og andre interessenter. Bedrifter kan og bør etter min mening utnytte kraften i sosiale medier i mye større grad enn de gjør, men da må de først forstå at de gamle metodene og prinsippene for markedsføring ikke vil fungere. I stedet gjelder prinsipper som relasjonsbygging og fortjent omtale. De fleste bedrifter overlater ansvaret for sosiale medier til kommunikasjonsavdelingen. Det mener jeg er feil, for det strider imot grunnprinsippenen for hvordan sosiale medier fungerer. Samtidig forstår jeg at toppledelsen i bedriftene skjelver ved tanken på å slippe alle ansatte løs i sosiale medier, men jeg tror at de som tør vil høste store gevinster ved å gjøre det, både eksternt og internt. Et nødvendig og godt grunnlag for å gjøre nettopp dette, skapes gjennom god intern kommunikasjon. Sosiale medier er også en fantastisk kanal for læring. Man deler, leser hva andre har delt, får feedback, diskuterer og skaper relasjoner, og det kan gi enorm gevinst for organisasjonen. Som gründer har jeg selv hatt en bratt lærekurve i og om sosiale medier. Jeg har allerede etablert et fantastisk nettverk, for eksempel møtte jeg Christoffer på Twitter før vi ble bedre kjent gjennom et personlig møte. Jeg har deltatt i dialog med utrolig mange dyktige kommunikasjonsfolk som øser ut av egen erfaring og kompetanse. Det har vært helt uvurderlig for meg, og det gir meg masse læring, energi og pågangsmot i min gründerbedrift. Jeg er overbevist om at bedrifter som velger å fremstå som kommunikative og åpne organisasjoner, vil ha mye bedre forutsetninger for å lykkes. Nøkkelen til god intern kommunikasjon starter med et genuint ønske fra toppledelsen om åpenhet, gjennomsiktighet og tillit. Det fortsetter med dyktige ledere som har kunnskap og fokus på god kommunikasjon gjennom dialog og medvirkning, for å skape en kultur og et åpent og godt miljø med engasjerte og proaktive medarbeidere.

“Bedrifter og organisasjoner må gå fra lukket informasjonsstruktur til åpen kommunikasjonskultur”  – Click to Tweet (Geelmuyden-Kiese)

Om Hilde

Hilde Fredheim Høgberg er kommunikasjonsrådgiver og gründer av Alle tiders kommunikasjon AS. Etter 17 år i næringslivet valgte hun å starte for seg selv og 31. mars 2014 så Alle tiders kommunikasjon AS dagens lys. Hun tilbyr kommunikasjonstjenester til organisasjoner som ønsker å øke fokus og kompetanse på intern- og sosial kommunikasjon, gjennom konsulentbistand og rådgivning.