Fremtidsprat med rådkvinnen i Birkenes kommune!

Neste toppleder ut er Gro Anita Trøan (Rådmann i Birkenes kommune). Her får du hennes tanker om fremtidens organisasjoner, Snapchatledelse og evnen til å kunne heie frem leveranser.

Litt om kvinnen bak rådet

Gro Anita Trøan har jobbet i Birkenes kommune som Rådkvinne i 3,5 år og har bakgrunn som siviløkonom. Utdannelsen tok hun i Tyskland, og i tillegg har hun tatt en mastergrad i ledelse på Universitet i Agder.

Hennes lederkarriere startet som nyutdannet med å bli plan og økonomi sjef i fylkesbarnevernet i Austagder. Oppgavene ble overført til et statlig barnevern, hvor hun ble seksjonssjef for økonomi og regnskap i Bufetat, Region sør. Etter det hadde hun et sterkt ønske om å utdanne seg videre, og ble derfor økonomirådgiver et år for å få ekstra tid til studier. Det ble fort for kjedelig for en slik ambisiøs kvinne å være rådgiver, på tross av masterstudium ved siden av jobben. Derfor ble hun fort økonomisjef i Lillesand kommune og ble der i 4 år, før hun tok på seg oppdraget som Rådkvinne i Birkenes kommune.

Kommunen med fokus på vekstmiljø for alle

Gro Anita leder Birkenes kommune, en kommune med unik frivillighet og dugnadsånd. Kommune har 5000 innbyggere, hele 675 kvadratkilometer stort, og består av toalt 400 årsverk. Det er mye deltidsansatte og mange ulike kommunale tjenester som skal leveres. Kommunen kan trygt beskrives som en kompleks tjenesteleverandør, som har fokus på å utvikle kommunen som et samfunn og da tilhørende tjenester i alt fra helsestasjon til skole, barnehager, vann og avløp. Ja praktisk talt alt du kan tenke deg en kommune kan drive med.

Birkenes kommune som samfunn har utfordringer innen utdanning og helse. Deres folkehelseprofil og skoleresultater viser at de har en vei å gå, og de ønsker derfor å komme tidlig inn med tiltak. De er veldig heldige som har mange industriarbeidsplasser i kommunen. Kommunens innbyggere har dermed god tilgang på mange ulike arbeidsplasser, både i egen kommune og i Kristiansandsregionen. For en kommune som Birkenes er det likevel viktig å skape en kultur for utdanning, slik at barn og unge har flere bein å stå på, når konkurransen i fremtiden blir enda tøffere. Utdanning og arbeid bidrar positivt til folkehelsa. Kommunens ønske er å bidra til at folk skal kunne mestre livene sine på en gode måte uansett hvilke utfordringer den enkelte møter. Som organisasjon står de midt i en omfattende omstilling med dårlig kommuneøkonomi, økte krav og et generasjonsskifte.

Sosiale medier og sånn

Jeg opplever at sosiale medier er en god kommunikasjons og dialogarena. En kanal der man kan lære av andre og kommunisere sitt budskap tydelig. Det er en viktig læringsarena og mulighet for dialog med ulike mennesker som du ellers aldri ville ha truffet, både i Norge og globalt. Jeg mener at det er viktig for ledere å holde seg oppdater, både på eget fagfelt, men også organisasjon, ledelse og forskning. Det er en veldig enkel måte å tilgjengeligjøre informasjon, både dele men også få mye informasjon og kunnskap. Jeg ser på det som en god mulighet til å kommunisere enkle budskap. Spesielt som en kommune oppfatter jeg det at det kan være en god måte å bygge et samfunn, utvikle et samfunn og å være en god rollemodell. Det gjør det enklere å delta i debatten, men som Rådmann kan jeg ikke gå inn å utfordre politiske vedtak. Der går grensen.

Gallionfigurens død og tilretteleggerens oppstandelse

For fremtidens ledere blir det veldig viktig å kunne legge tilrette for å kunne gjøre en god jobb. Rett og slett skape mulighetene for å løse komplekse problemstillinger, kunne kommunisere og gi tillit. Det blir også viktig å legge rammene for det, rett og slett drive frem det som må til for at medarbeiderne kan klare jobben. Prosessene blir viktig i fremtiden, altså det å lede menneskene mot en veldig klar retning, som er tydelig kommunisert, men som ikke inneholder alle detaljer. De må selv få lov å finne ut av hvordan, så får vi sammen heller gå i etterkant og vurdere hvordan har det gått. Vi må stille de riktige spørsmålene, løste vi den utfordringen vi ville? Lærte vi noe av det? Det blir da viktigere å tillate det å eksperimentere og det å lære av feil. Det begynner med en felles forståelse for hva som er utfordringene, og så blir vi enige om rammene for det, så utfører folk det på sin måte. Det handler om å gi og ta, og at det finnes mange veier til målet. Det viktigste er at vi kommer i mål sammen. og så gjør vi det. Som gjør dette til en måte å jobbe på. Gallionsfiguren vil være død, og vi vil heller bygge et stort mulighetsrom for medarbeidere og mer og mer møte brukerne direkte på individuelle behov.

Hold fingrene fra fatet og vær en heiagjeng

Kommunikasjonen i fremtiden blir nok mer spisset i forhold til det menneskelige aspektet. Vi stoler mer på hverandre og stiller tydeligere krav og forventninger til utførelse av oppaver og oppdrag.  Det å fortelle en historie og det å tydeliggjøre hva som egentlig er oppdraget slik at det blir forstått, for deretter å relatere det til den enkeltes arbeidsrolle blir vikitig. Vi må allikevel unngå i gi løsninger, det vil fremtidens arbeidstakere ikke ønske. Tilrettelegger er et godt ord på fremtidens ledere. Et godt eksempel er den gammeldagse lederen som satt på mye informasjon og i kraft av dette hadde stor makt. Hvis du i dag holder det hemmelig, så gir det ingen effekt. I dagens åpne og rause samfunn kan du fort oppleves som en kontrollerende leder, selv om du har gode intersjoner. Derfor tror jeg det blir ekstremt viktig å “walk the talk”. At du faktisk gjør det du sier, holder fingrene fra fatet hvis det fungerer bra og er en heiagjeng når det går bra. Heiagjeng liker vi!

Kompetanse til å ta egne valg i et stort handlingsrom

Det blir enda viktigere i fremtiden å være fleksibel som leder. Du må stadig tilpasse deg nye situasjoner, du må raskere forstå hva som er utfordringene og kunne se dette i lys av situasjonen du er i. Det blir veldig viktig at du som leder kan abstrahere, at man analyserer situasjonen og hvilke muligheter som finnes. Dette må du også klare å fremstille og få dine medarbeidere til å forstå det samme bildet som du selv ser. Det krever en egen fremstillingsevne.

Impulsene jeg bare kommer til å bli raskere, og verden vil bli enda mer kompleks. Derfor er det bare å sette i gang med å ta raske besluttninger. Det mest optimale da, er jo at alle mennesker du leder har kompetanse nok til å ta valg selv, slik at man som leder kun trenger å støtte i de valgene som blir tatt. Selv om vi vil se endel endringer tror jeg at mye vil være likt som i dag. Mennesker er grunnleggende like. Men to ting er sikkert, handlingsrommet til organisasjonen og til menneskene i organisasjonen må bli større og så må vi slippe kontrollen for å gjøre andre gode.

Snapchatledelse

Vi vil nok i fremtiden se på behov på en litt annen måte. Se på hvordan de unge i dag kommuniserer med snapchat, det er en helt annen måte å kommunisere på. Bare det å tilpasse seg dette vil for lærerne i skolen bli helt annerledes. Jeg tror at slik vi tenker i dag kanskje blir helt snudd på hodet. Jeg tror jeg ser for meg hierarkiet snudd opp ned. Lederrollen blir nesten en tjenerrolle. Vi må ta all kjeften når det går galt for det er vårt ansvar, og så må de andre få all rosen for det lagarbeidet de får til. Så lederrollen blir kanskje en mer utakknemlig oppgave, der en blir helt avhengig av å kunne glede seg over andres suksess.

Dialogbasert ledelse på Facebook

Jeg tror nok kravene til de menneskene en skal lede vil bli høyere. Vi ser allerede i dag at vi begynner å bli kresne på samfunnets tjenester og jeg tror at fremtidens brukere vil bli enda mer kresne. Vi snakker om primadonnaer og det å lede primadonnaer, det vil ikke bli bare enkelt. Jeg tror det vil bli mer krevende også fordi ressursene bare blir knappere og knappere. Derfor vil nok det å ta upoplulære valg og kunne stå for de valgene man har tatt bli vikitig.

I vår kommune vil vi teste ut et mer dialogbasert intranett ved bruk av hemmelig grippe på Facebook, hvor tilgang gis til alle som er ansatt i kommunend. Hvem vet hvilke løsninger som vil komme der i fremtiden? Facebook kan oppleves som litt skummelt og flere mente at vi ikke kunne starte med dette uten mål og mening. Vår verdigruppe fant dette veldig meningsfullt i sitt arbeid for å skape praksis for våre verdier. Det var verdigruppa som kom med forslaget og da tenker jeg at om vi har noen verktøy som kan forenkle arbeidet med å gjøre verdiene våre kjent, brukt og kommunisert, så må vi jo benytte oss av den arenaen. Vi må slippe dem til og ikke være så redde for at det skjer noe galt. Hva har vi å tape på det? Det er noe med at å mobilisere det sosiale og koble det til læring. I fremtiden vil vi ikke engang stusse over dette.

Vi må tenke helt nytt og grensesprengende

I offentlig sektor blir det frivillige større og større. Det frivillige vil mer og mer ta grep om egen hverdag, og så blir det vår rolle som kommune og aktør å heller være ingangsetter, koordinere og mobilisere. Vi vil ikke lenger i så stor grad som tidligere være de som gjennomfører. Vi vil se mye mer helsefremmende frivillighetsarbeid. Alt fra å aktivisere, til å selvstendiggjøre, lage de sosiale rommene og sørge for at dette går av seg selv. Vi vil nærmest bli helt overflødige og utfører kun det vi må utføre, fordi den enkelte vil ta mye mer ansvar selv. Det tror jeg faktisk ikke vi kommer utenom. Det fordrer at vi må tenke helt nytt og grensesprengende. Dette gjelder i forhold til vår rolle, ikke som hjelpere, men som bidragsyter for at de skal kunne klare seg selv.

Tenk utover det du tror er mulig

I stedenfor lederen som fasilitator ser jeg heller lederen som en akselerator som mobiliserer til krafttak. Vi blir nødt til å tenke større enn det noen har tenkt i dag og også tenke litt motsatt av slik vi tenker i dag. For eksempel om vi vil ha dekket et hull i bakken. Tenker vi da hvordan vi kan unngå hullet i bakken, eller er vi fokusert på problemet? Jeg tror vi må tenke mer på hvordan vi kan unngå det hullet i bakken fra starten av. Derfor vil det å utfordre være en viktig del av lederrollen, og tenke utover det man tror er mulig. Det ser vi allered nå. Det er mye vi ikke tror vi klarer, men så klarer vi det allikevel.

Bort med tullete verdier og inn med en intuitiv kultur

Den økte globaliseringen vil føre til at vi vil komme nærmere hverandre. Det opplever jeg allerede skjer med arbeidstokken og i forhold til frie grenser. Det er en trend vi har snakket mye om,  men som kanskje vi ikke har sett mye av enda. I hvertfall ikke på Sørlandet. Det blir derfor viktig for alle organisasjoner å bygge seg selv som en attraktiv arbeidsplass.  En god og sterk kultur på arbeidplassen vil bli en styrke for de som får det til, og ikke minst når man får det til med et mangfold på arbeidsplassen. For å bygge en sterk kultur blir det viktig med tydelig verdier. Du vil ikke lenger kunne slippe unna med tullete verdier som ingen forstår. Mindre tillit hos arbeidstakerne, gir muligens større utskiftning av arbeidstokken som vil gi nye blikk på organisasjonen hele tiden. Da blir vi nok nødt til å bygge en mer intuitiv kultur. En kultur der det er likt for alle og alle er inkludert. En kultur uten uskrevne regler. Vi vil se mer åpenhet, mer direkthet, det er jeg sikker på! Det har jeg sett mye i den Tyske kulturen når jeg studerte der.

Vi er ikke like bare fordi vi har samme hudfarge

Jeg jeg opplever ikke at det er noen motsetning med det å skape en felles kultur på tross av at samfunnet går mot mer individualisering. Jeg opplever at mennesker har de samme behov for å bli sett og hørt.  Dette får man i aller høyeste grad utløp for når man sammen skal gjennomføre et et felles oppdrag og skal lever dette sammen. Vi må allikevel kanskje på grunn av økt mangfold avklare mer i forkant i forhold til ulike kulturer og bakgrunner, slik at vi går inn i de ulike oppdragene med samme formening.

For eksempel er det å hilse på en bestemt måte greit for noen, men for andre er det helt uakseptabelt. Det tror jeg vi vil se en mye mer bevissthet og åpenhet rundt. Det at man er forksjellige vil så absolutt være en styrke. Vi vil bli tvunget til å snakke om det og kanskje mer når vi får et større mangfold. Det vil falle seg naturlig. Når vi i dag har en mer heterogen arbeidstokk, snakker vi ikke om dette fordi vi tar det som en selvfølge at vi er like bare fordi vi har lik hudfarge og kommer fra samme sted. Det er vi ikke. Derfor tror jeg nesten at samhandling i fremtiden vil bli enklere fordi vi blir nødt til å snakke mer.

Abstraksjonsevnen i en mer kompleks verden

På bakgrunn av det økende kompetansenivået i samfunnet, tror jeg at dette vil bli en mer krevende arbeidsstokk å lede i fremtiden. Vi vil ha veldig mange sterke fagpersoner som er gode på sitt fag. Lederen som skal lede disse, må være god på å kunne forstå noe man selv ikke kan. Abstaraksjonsevnen blir veldig viktig. Det å kunne trekke ut essensen av og finne fellestrekk i kanskje noe som er veldig komplekst, som man ikke nødvendigvis fullt ut forstår. Det må man gjøre ved å stille spørsmål. Det å kunne stille de dumme spørsmålene uten å miste ansikt blir viktig som egenskap. Fremtidens ledere vil skape en kultur der ikke alle må kunne alt, men vi må skjønne og forstå hverandre.

Brukerorienterte ledere med menneskelig kompetanse

Når det gjelder individualisering i samfunnet, har det ikke endret seg så veldig siden jeg selv studerte i Tyskland. Dette er ingen ny trend. Vi må nok allikevel tilpasse oss den økte individualiseringen i større grad. Det er en forventning til at man skal tilpasse produkt og tjenester til den personen man skal lever tjenesten til.  For en kommune er det kjempeviktig. Å kunne møte mange forskjellig kunder og mange forskjellige behov, uten å love for mye. Det blir viktig. Det verste vi kan gjøre er å bryte løftene våre. Det vil svekke tilliten til kommunenen og ikke minst ledelsen.

Brukerne blir mer og mer kompetente og bevisste på hva de vil ha og hva de ikke vil ha. Derfor vil vi måtte lede medarbeiderne til å kunne møte dette behovet på ulike måter. Vi kan ikke da lære våre medarbeidere 1 metode, vi må lære dem å beherske mange typer metoder.  Vi er i tjenestebransjen så det bli veldig viktig å snakke med menneskene der ute. Da er det jo klart at hvis ikke lederne kan snakke med mennesker og beherske mange metoder, så vil det bli veldig vanskelige for ledere å lære andre viktigheten av dette. Derfor blir det å lede på den måten en ønsker vi skal opptre ovenfor brukerne viktig.

Skreddersøm og individuelle preferanser

Noe av essensen blir å skjønne hva som er utfordringen for hvert enkelt individ i forhold til akkurat den konkrete oppgaven den holder på med. Det vil krevere mer av lederne i form av mot til å våge å kjenne sin medarbeider på godt og vondt, og ikke minst kjenne oppgaven på et analytisk nivå.  Det blir viktig å da vite hva den enkelte motiveres av og hva som er preferert arbeidsmetode. Hvordan så velge fremgangsmåte? Jeg tenker her at det finnes så uttalige valgmuligheter, så det eneste viktig her er leders støtte underveis. Du må som leder kunne gi et oppdrag som er veldig hårete og så lene deg tilbake og kun støtte underveis. Det gir læring for den som tar på seg oppdraget, og vi må etterhvert kjenne etter hva som blir viktig. Er det å kontrollere hver minste detalj, eller sammen skape resultater i forhold til oppdraget? Den beste referansen du kan ha som leder er å gjøre din medarbeider nesten uavhengig av deg selv som leder. Mer selvgående medarbeidere vil vi nok se i fremtiden.

Et mangfoldig team med plass til alle

Mestringsevnen til den enkelte er ekstremt forskjellig, og det kan variere fra generasjon til generasjon. Vi ser jo at de unge i dag tar data ekstremt enkelt og kan dette på en helt annen måte enn oss som kom før. Det er nesten så vi i den eldre generasjonen bare kan gi opp å skjønne det, men allikevel forsøke å henge med. Allikevel tror jeg at enhver generasjon har noe viktig å bidra med. Seniorens viktige bidrag er jo det å faktisk knytte den nye kunnskapen til erfaringer som man har gjort seg. Et eksempel på dette kan være en lærer i undervisningen. Som leder tenker jeg at du må koble disse generasjonene sammen og la de utveksle sine styrker. Det blir som å sette sammen et mangfoldig team, der du må ha litt av hver kvalitet for at det skal bli komplett. Det vil fremtidens ledere måtte utnytte.

Raushet i forhold til det å være forskjellige

Du må kunne lede alle uansett om du liker personen eller ei, og ha fokus på det vi skal gjøre sammen. Raushet i forhold til det å være forskjellige, må snakkes mer om.  Kanskje vil ledere i fremtiden ha et større behov for et sted å ventilere sine tanker. Er det slik at du oppfatter at hver gang noen er uenige eller snakker med høy stemme ovenfor deg, så blir det et problem for deg følelsesmessig? Da tenker jeg at du dessverre ikke egner deg som fremtidens leder. Vi er allikvel bare mennesker og kan ha ulike toleransevinduer på ulike dager og da må man finne sine egne metoder for å håndtere dette på.

Vi må nok dele mer om egne tanker, når er mine egne grenser nådd, når tråkker du over en strek? Vi skal ikke heller tåle alt. Dette kan bidra til å skape en balanse, og ikke minst er det viktig at vi voksne setter tydelige grenser også for generasjonen som kommer etter oss. Det verste vil være et helt ukontrollert følelsesutbrudd, da taper man tillit og effekt fort. Det er nesten umulig å få det tilbake, og der må vi som ledere sørge for å være balanserte. Skille sak og person.

Fremtidens organisasjoner i en flytende matrisetanke

Fremtidens arbeidstakere vil ha en klar bestilling, og vi leder må alltid si minst mulig. Vi må spørre de gode spørsmålene. Hvorfor skal vi gjøre dette? Hva er behovet? Hvorfor trenger vi dette? Så må de selv komme med et forslag til mandag. Deretter blir det lederens oppgave å kvalitetssikre, ja jeg ser behovet, lets do it! Vi ser mer og mer etablering av tverrfaglige team, og vi har allerede mye prosjektorganisering.

Jeg har stor tro på matrisetankegang basert på hva er det vi skal levere kontra det å tenke  i siloer. Fremtidens organisasjon blir mye mer flytende. Det kan faktisk bli en utfordring i overgangen mellom generasjonene.  De yngre takler dette mye bedre. Jeg som leder vil nok ha is i magen og tenker at dette er eksperimentering med nye arbeidsmåter. Vi må våge å ta et steg tilbake for å se om det fungere eller ikke. Hvordan kan vi vite det uten å ha forsøkt? Slipp kontrollen og la medarbeiderne få løse oppdraget.

Ingen vil bli ledet av deg om du kontrollerer og begrenser

Nye generasjoner behersker allerede i dag veldig godt nye fleksible arbeidsordninger. Som leder vil det stille nye krav til å kjenne på hvilke medarbeidere som har en naturlig og indre grensesetting, og hvem som ikke har dette. Når er det greit at det er en flytende grense mellom jobb og fritid og når er det ikke det? Hjelpe folka til å sette sine egne grenser, det tror jeg blir helt nødvendig. Det blir også viktig at hver enkelt må sette mer grenser for seg selv. En må selv være bevisst på hvordan dette påvirker en selv. Rett og slett ta ansvar for egen hverdag, ikke vente på at andre skal sette grenser for deg.

Det blir helt umulig for fremtidens ledere å kontrollere og begrense, da vil ingen bli ledet av deg. Det kan man bare gi opp. Går det bra, så går det bra. Ikke prøv å fikse noe som ikke er ødelagt. Så lenge man få de leveransene man skal ha og det blir et produkt ut som avtalt. Allikevel blir det viktig å ha et fokus på medarbeideres helse. Noen kan drive lidenskapen så langt at det går på bekostning av egen helse. Da må vi ledere kunne se de varsellampene blinke, og ta grep før det er for sent. Energibalansen må gå i pluss.

Vi skal heie inn leveransene som fremtidens arbeidsgivere

Vi ledere må tilpasse oss mer til hver enkelt. Hva er viktig for den enkelte og hva brenner akkurat denne personen for? De må få lov til å holde på med noe som kanskje er litt utenfor det arbeidsgiver er mest interessert i, og så må vi se muligheten i det de er veldig opptatt av. Vi må selvfølgelig da også være tydelig på hva som er kravene. Som arbeidsgiver vil vi alltid ha et behov for å levere, men det kan vi klare kanskje enda bedre med noen frihetsgrader.

Et eksempel fra min egen hverdag som leder er når noen av mine har et individuelt prosjekt. Kommer jeg da som leder over noe som kan gagne dette prosjektet i en helt annen setting, ja da kobler jeg gjerne denne personen med individer som denne personen kan dra nytte av i sitt prosjekt. Det med å kunne se koblinger, koble både mennesker og fag, ja det vil bli fremtidens delingskultur. Vi skal heie hverandre inn i fremtiden.

Det vil være passè å ville gjøre alt alene

Det å realisere seg selv kan absolutt gå hånd i hånd med deg å realisere virksomhetens mål. Det ser jeg absolutt ingen motsetninger mot. Dropp enten eller tankegangen. I fremtiden vil vi ha en positiv prestasjonskultur, der det er passè å gjøre alt alene. Det er egentlig et paradoks at samfunnet blir mer og mer individualisert, samtidig som alle vil være med på noe større og levere noe bra sammen. Den fellesskapsfølelsen er viktig, samtidig som man får lovt til å være seg selv i større grad. Det er motiverende og skaper mening.

Ta en titt forbi din egen nesetipp

Vi må begynne å se det større bildet, og ikke fokusere på de små detaljene. Et eksempel er at vi må slutte å se på enktetavdelingers bunnlinjer, og heller se på bunnlinjen totalt. For en kommune tenker jeg at vi må se dette i forhold til samfunnsoppdraget vårt. Har vi null vold, har vi alle i utdanning og i arbeid? Ja da har vi gjort mye for vårt samfunnsoppdrag. Jeg håper inderlig at vi kan komme dit!  Jeg vil snu dette fra et feilperspektiv til et perspektiv der vi fokusere på hva det er vi egentlig vil oppnå. Et større resultatfokus, ikke feilfokus. Det vil bli viktig for fremtidens ledere å skape mening, å koble ting sammen og så kommunisere dette tydelig ut. Dette er helt grunnleggende i fremtiden.

Innovasjon er evnen til å kunne famle i mørket for finne lyset

Det blir viktig å bry seg om de menneskene man leder og at man har et genuint engasjement for det man skal gjøre. Du må ha en skikkelig solid forankring i både mennesket og oppdraget. Når man da har ulike menneskemøter, så vil det være samtaler fra hjerte til hjerte. Passionbegrepet synes jeg må komme mye tydeligere frem! Innovasjon og entreprenørskap blir her viktig og helt avgjørende. Det er noe med det som jeg har nevnt tidligere, å finne ulike måter å komme frem til en løsning på.  Dette vet vi kanskje ikke på forhåndt, og noen ganger kan det til og med være vanskelig å vite hva oppdraget er. Da må vi kunne sette oss ned flere sammen, for å finne ut hva egentlig oppgaven er. Det å være nysgjerrig, altså virkelig åpen og nysgjerrig, det vil skape fremtiden. Fremtidens leder må kunne tåle usikkerhet, kunne famle i mørket, men så også se lyset.